VSU 

Воронежский государственный университет

Управление международного сотрудничества

 

Оформление выезда обучающихся

Порядок документального оформления выезда для студентов Воронежского государственного университета, рекомендуемых Отборочной комиссией для семестрового обучения в зарубежных вузах-партнерах по линии межвузовского сотрудничества в рамках Договоров об обмене студентами ВГУ с зарубежными университетами

Представление на выезд на территорию иностранного государства

Форма отчёта об обучении в зарубежном вузе

В связи с особенностями направления выезда студентов за пределы территории РФ в зарубежные вузы с целью обучения и необходимостью своевременного и качественного выполнения формальностей в соответствии с существующими требованиями устанавливается порядок одновременного выполнения двух этапов:

  • подготовка документов для Приказа о выезде на обучение;
  • оказание содействия в оформлении визы для въезда в зарубежное государство

Практическое выполнение работы на этих двух этапах находится в компетенции Отдела международного командирования (гл. корпус, к. 274, тел. 2 208 324), который осуществляет консультационную помощь студентам в составлении комплектов документов, необходимых для официального оформления непосредственного выезда в вузы-партнеры (выполнения Приказа) и для оформления виз в Консульских отделах Посольств зарубежных государств.

Оформление выезда студентов

1. С целью выполнения Приказа в Отдел международного командирования (ОМК) не ранее, чем за 45, и не позднее, чем за 10 дней до начала выезда, предоставляются следующие документы.

  • представление (бланк предоставляет Отдел международных студенческих программ, к. 40/1, тел. 222 62 99). В представлении на выезд указываются обстоятельства выезда: данные командируемого (ФИО, факультет, курс, форма обучения, специальность/направление, бюджет/договор; обоснование целесообразности командирования, информация о выезде (страна, город, даты командирования, место пребывания за рубежом); финансовые условия командирования (за счетнаправляющей/принимающей стороны, личных средств). Представление пишется на имя проректора по международным связям и маркетингу проф. Беленова О.Н. и подписывается заведующим кафедрой, деканом факультета, начальником Отдела международных студенческих программ Ушковой Н.Н. ( гл. корпус, к.40/1, тел. 222 62 99)
  • копия приглашения от принимающей зарубежной структуры с указанием сроков визита, финансовых условий, условий размещения и подтверждения зачисления в число студентов и прохождения стажирования, участия в работе международного форума и др. целей выезда
  • удостоверение студента и заявка на выезд  на бланке или командировочное удостоверение и заявка на командирование (при условии финансирования проезда и других параметров со стороны ВГУ)

2. Студентам, направленным вузом за рубеж с целью обучения, на период пребывания в соответствии со сроками, указанными в приказе по университету, сохраняется стипендия (бюджет) по основному месту обучения.

3. Отправленный за рубеж студент обязан вернуться в срок, определенный Приказом на выезд. По возвращении из-за рубежа студенты обязаны в течение семи дней предоставить в Отдел международного командирования отчет о выполнении целевого задания в период пребывания за рубежом (после предварительного согласования в деканате). Отчет подается в распечатанном виде в Отдел международного командирования, в электронном виде – в Отдел международных студенческих программ).

4. Одновременно в бухгалтерию (к. 150а, 2 208 602) в течение трех дней подается авансовый отчет об израсходованных в связи с поездкой финансовых средствах (взятых в аванс от ВГУ), подписанный в деканате факультета и самим подотчетным лицом. К авансовому отчету прилагаются подтверждающие документы:

  • бланк командировочного удостоверения студента, оформленный надлежащим образом (с отметками зарубежного университета о прибытии и убытии)
  • документы о фактических расходах по проезду и пр.

Визовые вопросы

          Комплект документов на визу составляется в четком соответствии с требованиями, предъявляемыми Визовыми отделами зарубежных Посольств, типа визы (Шенгенской, национальной и др.) и условиями пребывания для конкретной персоны и может быть направлен на рассмотрение в Посольство не ранее, чем за 3 месяца, но не позднее, чем за 1 месяц.

Стандартный комплект документов (может быть сформирован только по получении приглашения (для предварительного формирования может использоваться скан):

1. Оригинал приглашения и программа обучения студента от зарубежного университета

2. Официальные бумаги, сопровождающие приглашение, подтверждающие бронирование проживания, финансовые условия пребывания приглашенной персоны (стипендия, оплата медстраховки, проживание в гостинице или в общежитии, оргвзнос, проезд, визовые расходы и др.условия пребывания)

3. Действующий загранпаспорт (оригинал) + его копия (всего паспорта, либо разворота с личными данными). Срок действия паспорта варьируется в зависимости от требований зарубежной страны

4. Аннулированные (с истекшим сроком действия) загранпаспорта

5. Копия российского паспорта (разворот с личными данными и фото, разворот с регистрацией, разворот с указанием сведений о ранее выданных паспортах или его полная копия)

6. Справка студента из деканата по месту учебы (пригодна  в течение 30 дней)

7. Заполненная в черновом варианте форма заявления на визу (анкета) для корректировки полноты и правильности заполнения в ОМК

8. Справка из банка о кредитоспособности (по необходимости)

9. Рекомендательные и сопроводительные письма от ВГУ, направляемые в Консульские отделы зарубежных Посольств и посредничающие структуры (напр. Консульско-визовый отдел Минобрнауки «Интеробразование» и др. (по требованию зарубежных посольств))

10.1. Справки о должности, заработной плате и налогообложении спонсоров/гарантов (по необходимости - Испания, Бельгия и др. страны)

10.2. Документы, подтверждающие родство гаранта и ходатая на визу

10.3. Копия свидетельства о рождении ходатая

11. Копии образовательных документов (зачетная книжка, справка/выписка об академической успеваемости)

12. Копия студенческого билета

13. Медицинские справки различной направленности (по требованию отдельных Посольств, в зависимости от сроков пребывания)

14. Справка о несудимости (по требованию отдельных Посольств – Испания, Бельгия и др.)

15. Копия авиабилетов

16. Медицинская страховка на период пребывания в соответствии со сроками, указанными в приглашении

За консультационной помощью в составлении предлагаемых выше комплектов документов, необходимых для оформления выезда за рубеж и получения виз, обращаться  к сотрудникам Отдела международного командирования (гл. корпус, к. 274, время приема: 13.00 – 17.00). Короткую консультацию можно получить по телефону 2 208 324 с 9.00 до 17.00.

Сотрудники Отдела международного командирования:

  • Кудасова Альбина Ивановна
  • Погорельцева Наталья Евгеньевна
  • Паринова Юлия Игоревна